Organízate ya: te explicamos cómo hacerlo

"No me da tiempo de nada". Esta frase es casi ya un himno generacional. Un tantra perverso que nos destierra del nirvana. ¿No decía Einstein que el tiempo era relativo? Pues seguro que el buen hombre no contó las horas de trabajo, el acelerado paso por el súper, el cursillo que pagas y al que no puedes ir y los compromisos sociales ineludibles. Y ya que no se le puede pedir a la rotación de la Tierra que tenga la delicadeza de ser un poco más lenta y que nos obsequie con un par de horillas más al día, lo único que podemos hacer es gestionar ese tiempo del mejor modo posible.

Eso es lo que se planteó David Allen, un tipo estadounidense que inventó el método GTD (getting things done), que se ha convertido en la piedra filosofal de la productividad y la gestión del tiempo. He aquí las claves que te ayudarán a llegar a todo sin morir en el intento.

RECOPILAR

Durante un día, diseminamos la información de lo que tendremos que hacer en diferentes lugares. Guardamos el recibo que queremos desgravar en una parte del monedero, el mail por contestar en el ordenador o intentamos recordar que tenemos que llamar al fontanero porque el grifo no funciona. La primera máxima del GTD es que todo esto tiene que estar en un lugar común llamado bandeja de entrada. Así que todos los papeles o las carpetas de ordenador se localizan fácilmente. Y debe apuntarse, ya sea con lápiz y papel o mediante una sofisticada app. Una de las cosas que más presión provoca es tener que repasar mentalmente la lista de pendientes. De esta forma, liberarás a tu materia gris de un montón de información.

PROCESAR

Ahora toca ordenar toda la información recopilada y no deberás invertir más de dos minutos en cada ítem. Tira a la papelera lo que no sirva, archiva lo que utilizarás en un futuro y desglosa los pasos que requerirán las acciones que debes hacer. Por ejemplo, si tienes que preparar un informe y para ello necesitas la información de un compañero, consultar unos datos por Internet y finalmente redactarlo, apunta estas tareas. La regla de los dos minutos se vuelve a aplicar si alguna de las acciones se puede hacer en este periodo de tiempo. Si necesitas enviar un mail pidiendo algo que necesitarás en un futuro, hazlo en ese momento. Una vez tienes claro el trabajo que supondrá todo lo que tienes pendiente, clasifícalo por la urgencia: los que dependen de una fecha, los que no, los que son ideas para el futuro…

HACER

Y llega el momento de ejecutar. El orden en el que se harán las cosas dependerá de diferentes variables. Es posible que haya cosas que dependan de si estás en casa o en el trabajo. El tiempo del que dispongas y tu energía en ese momento también te puede llevar a librarte de lo que puedes hacer rápido o puede animarte a enfrentarte a un trabajo más laborioso. Y, por supuesto, las fechas de entrega o la necesidad de solventar algo también inclinarán la balanza. Con la práctica de este método se acaban tomando estas decisiones de forma casi automática, dejándose llevar por la intuición.

REVISAR

Tendrían que hacerse varios tipos de revisión: diaria, semanal y general. Cada día tendríamos que ver si hemos cumplido con lo programado y si tenemos que desplazar algo para otro día. Cada semana deberíamos echar un vistazo a lo que nos espera. Esto es especialmente recomendable cuando se empieza a utilizar este método. Por último, también deberíamos revisar los proyectos de futuro que hemos apuntado.

APPS QUE TE PUEDEN AYUDAR

Son muchas las aplicaciones que siguen los principios del GTD, pero los especialistas en productividad recomiendan primero aprender el método con lápiz y papel y después recurrir a ellas. Wunderlist 2 y Evernote están pensadas paragestionar tus listas, Nozbe y Trello te ayudan a seguir los pasos antes descritos, Remember the milk o Todoist te permiten, además, enviar los mails necesarios para tus proyectos.